Portalen lar Forsvarets ansatte søke om forsvarsbolig, melde feil eller mangler samt bestille og betale for korttidsovernatting, og så dagens lys da Forsvarsbygg overtok bolig- og kvarterforvaltningen fra Forsvaret 1. januar 2015.
Løsningen har medført betydelig effektivisering. Som eksempel er tidsbruk knyttet til en sentral arbeidsoppgave redusert med hele 97 prosent.
Involverte brukerneForsvarsbygg og Itera involverte brukerne helt fra starten i utviklingen av tjenesteportalen, og løsningen har bidratt til å effektivisere flere av de mest sentrale tjenestene Forsvarsbygg tilbyr ansatte og tjenestegjørende i forsvarssektoren. Gjennom dybdeintervjuer med ansatte i Forsvaret, observasjon av arbeidsrutiner hos Forsvarsbygg og samskaping mellom alle parter, ble behov og utfordringer kartlagt med smidig tjenestedesign som metodikk.
Prosessene ble forenklet og digitalisert for å sikre en best mulig brukeropplevelse. Undersøkelser viser at det nå kun tar 6 minutter å fylle ut en boligsøknad. Dette tok tidligere nærmere tre timer, og innebar omfattende og tungrodde papirskjemaer.
I juryens presentasjon av løsningen heter det:
- Feilraten i søknadsprosessen er redusert til nær null
- Booking og betaling kan nå gjøres på mobil, PC og nettbrett, når som helst – hvor som helst
- Tiden Forsvarets ansatte tidligere brukte på å bestille og betale korttidsovernatting er kraftig redusert, fra 31 manuelle steg til noen få klikk
- Rapportering av feil og skader på bygg og anlegg kan nå gjøres direkte via mobil når brukeren oppdager problemet. Forsvarsbygg blir dermed i stand til å respondere betydelig raskere og yte bedre servic
- Vi er veldig stolte over at «Basen» nå har vakt internasjonal oppsikt, men vårt viktigste fokus har vært å gjøre hverdagen for Forsvarets ansatte litt enklere, og samtidig jobbe mer effektivt. Vi er fremdeles i startgropen, men med dette melder vi oss for alvor på digitaliseringskappløpet i offentlig sektor, sier Cecilie Jentoft, leder for bolig og kvarter i Forsvarsbygg.
- Det har vært utrolig spennende å få lov til å utvikle «Basen» sammen med Forsvarsbygg. Itera er opptatt av innovasjon og brukeropplevelse. Vi kjenner Forsvarsbygg som en virksomhet med stor vilje og evne til både å tenke nytt og å sette brukeren i sentrum. Felles tilnærming og ambisjonsnivå har gjort at både samarbeidet og resultatet ble svært bra, sier Thordur Arnason, Chief Innovation Officer i Itera.