- Forsvarsbygg har styrket internkontrollen, regnskapskontrollen og materiellregistreringen. Innkjøpsvirksomheten legges om fra 1. januar 2010 og det er etablert skjerpede arkiveringsrutiner. Vi bruker aktivt Riksrevisjonens tilbakemeldinger i vårt forbedringsarbeid, sier Sjursen.
Forsvarsbygg iverksatte i mai 2009 en tiltaksplan for å rette opp de påpekte avvikene og sikre forsvarlig forvaltning.
- Styrket internkontroll
Forsvarsbygg har styrket innsatsen innen internkontroll. Det føres flere tilsyn i virksomhetene og det har derfor blitt gjennomført opplæring i hvordan slike tilsyn skal gjennomføres. Forsvarsbygg har også engasjert et eksternt rådgivningsselskap for kontrolloppdrag.
- Ryddighet i ansatterelaterte forhold
Alle arbeidsavtaler er gjennomgått for å påse at samtlige forhold rundt betingelser er oppdaterte, skriftlige og i henhold til gjeldende avtaleverk. Mulige skattemessige fordeler er fanget opp og oversendt ligningsmyndighetene for vurdering. Det er innført streng kontroll med bruk av tjenestebolig i forbindelse med prosjekter. Uhjemlet bruk av tjenestebolig skal ikke forekomme. Også rutinene for bruk av tjenestebil er gjennomgått og følges opp gjennom kontroll av kjørebøker og biler.
- Strammere regnskapskontroll
På en rekke områder er rutinene skjerpet og kommunisert og kontrollen intensivert. Dette gjelder kravet til korrekt dokumentasjon ved reiseregninger, dokumentasjon av deltagere og formål ved regnskapsbilag for arrangementer og korrekt fakturering i forhold til etablerte avtaler.
- Bedre dokumentasjon og sporbarhet
Opplæring, kontroll og etablering av en ny arkiveringsstruktur er igangsatt for å sikre sporbarhet i Forsvarsbyggs mange dokumenter og sikre at alle avtaler, kontrakter og sentrale dokumenter arkiveres elektronisk. Dokumenter knyttet til innkjøpsprosessen prioriteres.
- Gode og korrekte innkjøp
Innkjøpsvirksomheten legges om fra 1. januar 2010. Med dette er antall bestillere betydelig redusert, fra 260 til 60, noe som gir økt kontroll, sporbarhet og begrenser mulighetene for feil. Disse 60 skal ha spesialkompetanse innen innkjøp, og vil gjennomgå et sertifiseringsprogram. *
Forsvarsbygg har satt i gang opplæring innen regelverket for innkjøp, herunder Lov om offentlige anskaffelser. Det er innført obligatorisk skriftlig avviksforklaring for forhold som på noen måte avviker fra retningslinjer og rutiner knyttet til innkjøp.
- Gjennomført materiellregistrering
Rutinene knyttet til materiellregistrering er gjennomgått og skjerpet. Det ble gjennomført en fysisk telling per 15. april 2009. Dette vil bli gjentatt innen 31. desember 2009. Rutinegjennomgangen innebærer en skjerping for hva som skal registreres i materiellregisteret, hvordan tellinger skal gjennomføres og dokumenteres og hvordan materiell som skal kasseres skal registreres.
- Økt ledelsesfokus
Forsvarsbyggs administrerende direktør understreket tidlig alvoret i Riksrevisjonens tilbakemeldinger overfor egen ledergruppe. Dette ble fulgt opp ved at han tidlig våren 2009 deltok i samtlige ledermøter i forretningsområdene for å forsterke behovet for opprydding og innsats. Forsvarlig forvaltning, holdninger, etikk og ledelser var også hovedtema for adm. dirs årlige samling av 150 ledere og nøkkelpersoner primo juni 2009. Dette budskapet er også tydelig formidlet gjennom Forsvarsbyggs interne kommunikasjonskanaler, og som en del av introduksjonsprogrammet for nyansatte i Forsvarsbygg.
- Økt fokus på holdninger, etikk og ledelse
Administrerende direktør gjennomfører høsten 2009 et omfattende besøksprogram med allmøter rundt om i Forsvarsbyggs virksomhet over hele landet. Allmøtene retter fokus på holdninger og etikk for å øke kjennskapen til Forsvarsbyggs etiske retningslinjer, og å oppmuntre til etisk refleksjon rundt egen adferd. Holdningsarbeidet understøttes av flere kommunikasjonstiltak. Målet er å utvikle gode etiske holdninger i hele organisasjonen som sammen med korrekt bruk av gjeldende regler og rutiner danner basis for en god og forsvarlig forvaltning.
Kontaktpersoner:
- Administrerende direktør Frode Sjursen, mobil: 920 90 818
- Kommunikasjonsdirektør Marit Jakobsen Leganger, mobil: 920 67 676