Behandlingsansvarlig
Forsvarsbygg, ved direktøren, har det overordnede ansvaret for vår behandling av personopplysninger. Ansvar for etterlevelse og utførelse av personvern i våre daglige oppgaver ligger hos våre medarbeidere og følges opp av leder på alle nivåer.
Behandling av personopplysninger på våre nettsider, www.forsvarsbygg.no
Webredaktøren har det daglige ansvaret for vår behandling av personopplysninger på forsvarsbygg.no, med mindre annet er oppgitt. Det er frivillig for deg som besøker nettsidene våre å oppgi personopplysninger i forbindelse med bruk av våre tjenester, slik som å motta nyhetsbrev, påmelding til kurs og konferanse og ved kjøp av for eksempel Sikringshåndboka. Grunnlaget for behandlingen av personopplysningene er samtykke fra deg, med mindre annet er spesifisert.
Capgemini er vår databehandler og leverandør for vedlikehold og utvikling av nettstedet. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av Capgemini. Det er kun Forsvarsbygg og Capgemini som har tilgang til opplysningene som samles inn og en egen databehandleravtale mellom Forsvarsbygg og Capgemini regulerer hvilken informasjon de har tilgang til og hvordan den skal behandles.
Redaksjonelt innhold
Personopplysninger vil også finnes på eksternt og internt nettsted i form av omtale og beskrivelser i redaksjonelt innhold. Slikt innhold kan finnes i flere ulike formater:
• Tekst i HTML-filer som er visningsformatet på nettstedet
• Tekst i nedlastbare dokumenter i ulike formater
• Som tekst, lyd eller bilder i videofiler
• Som lyd i nedlastbare lydfiler/podcasts
Relevante personopplysninger er en del av det redaksjonelle innholdet på nettstedet og kan inneholde navn, rolle, yrke etc. Opplysningene er samlet inn fra offisielle kilder og publisert i forbindelse med informasjonsplikten det offentlige har til å belyse ansvar i forvaltningen. Samtykke er ikke nødvendig for å behandle personopplysninger som del av journalistisk innhold eller som kan henvises til forordningens artikkel 6e. En virksomhet kan behandle personopplysninger dersom det er nødvendig for å utføre en oppgave i allmenhetens interesse. Det samme gjelder dersom behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.
Bilder i bildearkiv
Forsvarsbygg har en mengde historiske foto i eget bildearkiv. Bildene er av en omfattende mengde slik at en gjennomgang av disse er noe som må ses på over tid. Bilder vil bli slettet ved henvendelse til Forsvarsbygg.
Opplysninger om besøkende på nettstedet
Vi samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på vårt nettsted. Formålet er å hente ut statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle vårt informasjonstilbud på nettstedet. Eksempler på slike opplysninger er hvor mange som besøker sidene våre, hvor lenge besøket varer, og hvilke andre nettsteder de besøkende kommer fra.
Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics. Dette er et verktøy med åpen kildekode og som kjører på servere hos Google.
Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.
Automatisk lagring av informasjon - cookies
Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider. Informasjonskapsler er små informasjonsfiler som blir liggende igjen på datamaskinen din for at tjenesten vår skal fungere best mulig for deg.
Vi bruker opplysninger vi får gjennom informasjonskapsler til å generere statistikk, blant annet hvilke sider som er mest populær og hvilken informasjon du søker etter. Ingen av opplysningene blir brukt til å identifisere enkeltpersoner og det medfører ingen sikkerhetsrisiko for deg. Du kan imidlertid når som helst avslå samtykket i lagring av informasjonskapsler.
Følgende informasjonskapsler blir blant annet brukt på forsvarsbygg.no:
"ASP.NET_SessionId": Sesjonsinformasjonskapsel som er nødvendig for at nettstedet skal fungere, og blir definert når siden lastes. Informasjonskapselen blir slettet når du lukker nettleseren.
Les mer om hvordan du kan stille inn nettleseren din for å akseptere eller avvise informasjonsskapsler på Nettvett.no.
Abonnering på nyhetsbrev og nyhetsvarsel
Vi sender ut nyhetsbrev og nyhetsvarsel via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere din e-postadresse. Vi bruker EPIservers løsning for nyhetsbrev og nyhetsvarsel. E-postadressen din lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen vil også bli slettet dersom vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.
Her kan du endre eller stoppe ditt abonnement på nyhetsbrev eller nyhetsvarsel.
Lagring og innsyn i saksdokumenter
Vi bruker arkiv- og saksbehandlersystemet ePhorte med elektronisk journalføring og lagring av dokumenter. Systemet leveres av Evry, som følger offentlige standarder (NOARK). Arkivleder har det daglige ansvaret for drift av systemet og det manuelle arkivet, og det er utarbeidet rutiner for bruk av dette. Respektive avdelingsdirektører følger opp at saksbehandlingen står i samsvar med rutinene.
Vi behandler personopplysninger i systemet for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver - blant annet personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven.
Ulike typer personopplysninger blir registrert i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Slike opplysninger er navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen informasjon som den som blir registrert oppgir under saksbehandlingen.
Alle som ønsker har rett til innsyn i saksdokumenter og -opplysninger. Unntaket er taushetsbelagte opplysninger. Rett til innsyn gjelder fra tidspunktet dokumentet er registrert.
Vi er som statsorgan pålagt å gjøre våre offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten via Internett. En journal vil si systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på portalen eInnsyn, som er en samordning av offentlige postjournaler tilgjengelig for allmenheten på Internett.
I offentlighetsforskriften er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal komme frem i offentlig journal og journaler som legges ut på nettet. Personnavn skal blant annet ikke kunne søkes frem dersom innføringen er eldre enn ett år.
Det kan komme begjæringer om innsyn i denne type dokumenter, noe som vi normalt vil gi. Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via eInnsyn, e-post og lignende vil bli registrert og journalført i vårt arkiv- og saksbehandlingssystem. Alle innsynskrav som kommer fra privatpersoner vil være søkbare i eInnsyn inntil ett år.
Vi oppbevarer for øvrig selv vårt historiske arkiv, men deler av arkivene leveres til offentlige depotarkiv, slik som Riksarkivet.
Behandling av personopplysninger i anskaffelser
I enkelte anskaffelser innhenter og behandler Forsvarsbygg personopplysninger for å kunne evaluere søknad om kvalifikasjon og tilbud i anskaffelser. Personopplysningene behandles i konkurransegjennomføringsverktøyet, og lagres i arkivsystemet ePhorte i henhold til arkivlova.
Eventuelt innsyn behandles i henhold til offentleglova.
Forsvarsbygg behandler opplysninger om lønns- og arbeidsvilkår når det gjennomføres revisjoner og kontroller av krav stilt i kontrakten. Opplysningene slettes når behovet for opplysningene ikke lenger er til stede og det ikke er krav til arkivering.
Vår dialog med eksterne personer
Vi benytter chat, e-post, telefon og SMS i vårt daglige arbeid og i vår dialog med eksterne personer.
Chat-logger blir ikke lagret, og vi foretar ikke samtaleopptak. Relevante opplysninger vil for øvrig kunne bli notert ned og journalført for videre bruk i saksbehandlingen, dersom en telefonsamtale, e-post, chat eller SMS er knyttet til en enkeltsak.
Hver enkelt ansatt i Forsvarsbygg er ansvarlig for å slette e-poster og SMSer som ikke lenger er aktuelle, og å årlig gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen, samt meldingsinnboksen på telefonen. Når en ansatt går av blir e-postkontoen slettet, men enkelte e-poster vil kunne bli overført til kollegaer.
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Telefonsamtaler, det vil si kun telefonnummer og klokkeslett, logges i vår telefonsentral. Telefonsentralen driftes av den eksterne kontaktsenterløsningen Puzzel. Loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, i tillegg til at den blir brukt som grunnlag for statistikk på aggregert nivå, som vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.
Etter en periode vil de eksterne numrene bli anonymisert ved at de fire siste sifrene blir slettet. Komplett logg slettes etter ett år. Ansatte har i tillegg oversikt over de siste anropene på sine telefoner, men ut over dette gjøres det ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor du som innringer kan bli identifisert.
Besøkende i våre lokaler
Alle besøkende som kommer til våre lokasjoner registreres i en besøksprotokoll. Besøkende til vårt hovedkontor i Oslo føres inn i et registreringssystem som er levert av Stanley Security. Her er de registrerte opplysningene tilgjengelige tre måneder tilbake i tid.
Kontaktinformasjon
Forsvarsbygg
Postboks 405 Sentrum
0103 OSLO
Org.nr. 975950662
Besøksadresse:
Grev Wedelsplass 5, 0151 OSLO
Tlf. 468 70 400
E-post: servicesenter@forsvarsbygg.no
Nettside: www.forsvarsbygg.no
Har du spørsmål om innsyn, krav om retting eller sletting av opplysninger, ta kontakt på vår e-post: servicesenter@forsvarsbygg.no.